Роботизация бизнес-процесса «Обработка Invoices и загрузка данных в учетную систему Quickbooks»

01 сентября 2019

Клиент:

Аутсорсинговое агентство бухгалтерских услуг

Сотрудничает с предпринимателями более 7 лет, имеет в своем портфеле более 100 постоянных клиентов

Отрасль и ее особенности:

Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Данный вид бизнеса сопровождается огромным потоком различных документов, в которые входят: первичная документация, акты сверки и другие специализированные документы для предоставления отчетности в контролирующие органы. Также критически важным аспектом для заказчика является соблюдение четких сроков и отсутствие ошибок при оформлении документации и работе в учетной системе.

ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ:

В отчетные периоды у организации временами возникали пиковые нагрузки, в связи с этим появлялась необходимость выводить дополнительный персонал или работать сверхурочно. Кроме того, длительная рутинная работа приводила к появлению критических ошибок, за которыми следовали штрафные санкции по условиям заключенного договора на обслуживание. В целях укрепления своей репутации, исключения авралов, связанных с пиковыми нагрузками, минимизацией ошибок и повышения лояльности собственных сотрудников, было принято решение идти инновационным путем для исправления сложившейся ситуации. Были предприняты поиски автоматизированной системы, позволяющей решать возникающие проблемы, а не раздувать штат сотрудников, увеличивая тем самым финансовую нагрузку на компанию за счет обучения, возможности допущения новых ошибок из-за невнимательности и усталости. По рекомендации действующих заказчиков сотрудники компании Scriptora узнали, что у их партнера есть проблема и они ищут технологию, которая позволила бы закрыть возникшие вопросы.

РЕШЕНИЕ:

Задача:

внедрить автоматизированную систему в целях укрепления своей репутации, исключения авралов, связанных с пиковыми нагрузками

Cкорость внедрения

Относительно небольшие финансовые затраты

Хорошая масштабируемость при открытии новых офисов

Сотрудники Scriptora провели несколько встреч с менеджментом аутсорсингового агентства, по итогу которых заказчик приобрел уверенность и четкое видение в необходимости роботизации бизнес-процессов в своей организации. Большим плюсом в принятии положительного решения был ряд особенностей внедрения Digital Staff-платформ, среди которых :

Начало внедрения

После утверждения проектной группы, в которую входили эксперты Scriptora и аналитики аутсорсингового агентства, была разработана карта процесса с описанием того, как есть и как будет произведен расчет окупаемости инвестиций, а также заложен фундамент для поиска новых процессов подлежащих роботизации. В ходе дискуссий между интегратором и аналитиками заказчика было обнаружено множество бизнес-процессов, которые можно оптимизировать как с применением Digital Staff-технологий, так и с участием сотрудников, имеющих экспертные знания, которые не поддаются автоматизации

Работа по интеграции:

В итоге, проектной группой принято решение по роботизации процесса, который оказывал колоссальную нагрузку на сотрудников, требовал внушительных временных затрат и точности выполнения, при этом не имея необходимости увеличения штата сотрудников – процесс обработки входящих Invoice и перенос данных в учетную систему Quickbooks

Работа Digital Staff-алгоритма предусматривала следующие действия:

Мониторинг электронного почтового ящика на предмет поступления новых документов Invoice

При поступлении письма робот считывает информацию из Темы письма, а также открывает приложенный PDF-файл

После считывания всей необходимой информации, робот подключается к учетной системе Quickbooks, открывает форму для ввода документов и последовательно вносит данные в нужные ячейки. В процессе занесения данных учетная система генерирует всплывающие окна, с необходимостью выбрать одно из 2-3х значений. Алгоритм робота обучен читать информацию из всплывающих окон и, исходя из текста, выбирать необходимое значение

Если документ идентифицируется как Invoice, робот с помощью OCR Yandex Vision ищет наименование контрагента в теле документа

После определения контрагента робот подключает конкретный механизм обработки документа. Это связано с тем, что каждый, более чем из 50 поставщиков этого клиента, имеет свою уникальную форму документа (роботом считываются данные о наименовании контрагента, дата формирования документа, срок отсрочки платежа, сумма заказа, сумма налога, сумма доставки, общая сумма документа)

После ввода данных робот проводит документ и делает запись в отчетном файле для ответственного сотрудника, данный отчет формируется два раза в день

При невозможности распознать документ или иных нестандартных ситуациях робот записывает событие с указанием проблемы в отчетный файл и незамедлительно извещает ответственного сотрудника

Заключительная часть:

Все поставленные задачи, несмотря на обнаруженные в ходе исполнения технические трудности, такие как определение типа всплывающих окон и применение логического алгоритма, создание уникальных механизмов под распознавание документов того или иного контрагента, были выполнены. Пилотное внедрение, а в итоге и промышленная эксплуатация решения, основанного на Digital Staff-технологиях, показала отличные результаты.

Заказчик остался доволен тем, что выбрал правильное решение и планирует дальнейшее сотрудничество с компанией Scriptora.

В настоящее время проектная группа по внедрению роботизированных процессов расширена до 4 человек, выбран курс на дальнейший поиск процессов, поддающихся роботизации, тестируются еще два крупных процесса для автоматизации, которые планируется запустить в ближайшее время.

РЕЗУЛЬТАТ:

После ввода Digital Staff-алгоритма в промышленную эксплуатацию запланированные ожидания при анализе бизнес-процесса оправдались:

СОКРАЩЕНИЕ ОШИБОК БОЛЕЕ ЧЕМ НА 95% после внедрения роботизации процесса

Роботизация процесса ЗАКРЫВАЕТ 85-90% РУТИННОЙ РАБОТЫ сотрудников