Роботизация рутинных процессов

Заказать звонок

НА ГЛАВНУЮ

Сокращение затрат на обслуживание клиентов. Как Digital Staff помогает фирме по аутсорсингу бухгалтерских услуг?

25 октября 2019

Клиент:

ООО «АВИРТА»

buh.ooovirt.ru

Компания Авирта оказывает услуги по бухгалтерскому сопровождению. 15 лет успешной работы. Имеют более 12 000 закрытых отчетов.

Отрасль и ее особенности:

Компания осуществляет ведение бухгалтерского отчета в полном объеме или по отдельным участкам. Оказывают услуги управления международными аутсорсинговыми проектами.

Процессы компании складываются из следующих элементов:

ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ:

Клиент обратился с запросом роботизировать не только рутинные операции в ведении бухгалтерского и налогового учетов. Но и внедрить робота в более сложные задачи, связанные с формированием отчетности и анализом финансового состояния. А также по максимуму сократить затраты на обслуживание клиентов.

Все процессы включают в себя работу с документацией, появление ошибок в которых крайне нежелательно.

Проблемы компании:

Ручная обработка писем клиентов с первичными документами

Ручное занесение данных в программу 1С

Ошибки из-за невнимательности ввиду сложностей монотонной работы и рутинных процессов

Неравномерные нагрузки по процессу, связанные с отчетным периодом

РЕШЕНИЕ:

Задача:

внедрить автоматизацию процессов с помощью использования Digital Staff в связке с технологией Abyy OCR. Преимуществами будут являться: возможность взаимодействия с различными системами, скорость и адаптивность внедрения

Робот реализует следующий процесс:

Обрабатывание почты и скачивание файлов

Распознавание данных в приложенных файлах

Обработка документов согласно алгоритму

Сохранение файлов и документов в соответствующие папки

Взаимодействие с 1С

Повышение сроков проекта и гибкости выполнения

Начало внедрения

Первыми тремя этапами работы было:

Обсуждение деталей со всеми участниками процесса и создание карты процессов. Оценка возможности роботизации процессов

Внедрение основных и простых функций в систему: мониторинг электронного почтового ящика на предмет поступления новых документов с файлами, при поступлении письма считывание информации и извлечение файлов PDF

Работа на «боевой» базе, доработка нового функционала по потребностям заказчика

СЕРЕДИНА ПРОЦЕССА

Создание и тестирование робота

Доработка робота. Внедрение процессов умного алгоритму по замене длинных названий номенклатур в накладной на более короткие из справочника

Следующими этапами были:

Внедрение более сложных функций в систему: распознавание номеров и дат накладных, распознавание номеров ИНН клиентов и их данных, заполнение накладных, обработка документов и сохранение файлов в соответствующие папки, занесение данных в программу 1С

Заключительная часть:

В компанию был успешно внедрен процесс автоматизации, что позволило увеличить время работы бухгалтерии на 80%. Робот делал эту работу быстрее и дешевле, причем в режиме 24/7. По словам компании, после внедрения Digital Staff сотрудники финансового отдела стали больше принимать участие в работе компании. Робот успешно прошел многочисленные тестовые проверки на рабочем сервере.

РЕЗУЛЬТАТ:

В результате внедрения Digital Staff у клиента наблюдается повышение следующих показателей:

Количество ошибок уменьшилось

ОТ 4% ДО 0%

Время на обработку 20 клиентов достигло

20 МИНУТ ВМЕСТО 120 МИНУТ

Обработка документов происходит

БЕЗ ПЕРЕРЫВОВ И ВЫХОДНЫХ

Отпала необходимость в найме дополнительной рабочей силы при нагрузках в отчетные периоды

Роботизация процесса ЗАКРЫВАЕТ 85-90% РУТИННОЙ РАБОТЫ сотрудников

Действующие сотрудники перестали работать в авральном режиме и стали принимать участие в работе компании